Bordr đã dùng n8n để kết nối tất cả các ứng dụng và dịch vụ của họ, giúp họ mở rộng quy mô kinh doanh một cách nhanh chóng.
Richard Lo là một “người sáng tạo, doanh nhân độc lập” đã cùng vợ mình, Kathleen, điều hành một công ty thiết kế web trong vài năm qua, bên cạnh một số dự án cho khách hàng riêng lẻ khác.
Năm 2020, cặp đôi này chuyển đến Bồ Đào Nha và lập ra Bordr, một doanh nghiệp trực tuyến giúp người nước ngoài chuyển đến Bồ Đào Nha sinh sống. Từ một dự án nhỏ ban đầu, chỉ trong vài tháng, Bordr đã trở thành một công ty kiếm được doanh thu hàng trăm triệu đồng (sáu con số tính bằng USD).
Trong buổi gặp gỡ cộng đồng n8n vào tháng 6, Richard đã trình bày một bài thuyết trình có tên Delighting customers at scale: Using n8n to power an operations-heavy business, giải thích cách anh dùng n8n để tự động hóa công việc cho Bordr.
Vấn đề gặp phải
Dù việc chuyển đến Bồ Đào Nha đầy nắng nghe rất hấp dẫn, Richard và Kathleen cũng vấp phải một “bức tường quan liêu”: để một người mới định cư lấy được mã số thuế (gọi là NIF - Número de Identificação Fiscal), cần có một người cư trú thuế tại Bồ Đào Nha đứng ra nộp đơn thay. Nói cách khác, người này sẽ làm đại diện thuế cho họ.
Nhưng vấn đề là chẳng có đủ thông tin rõ ràng về cách xin NIF. Hơn nữa, người đại diện thuế còn phải chịu một số trách nhiệm pháp lý, nên chẳng ai lại đi nhờ một người lạ làm việc này. Thế là hầu hết mọi người phải lùng sục trên các nhóm Facebook để tìm lời khuyên hoặc nhờ giúp đỡ một cách không chính thức.
Richard và Kathleen đã nghĩ ra một cách giải quyết: hợp tác với một công ty luật địa phương để xin NIF cho người nước ngoài và quản lý toàn bộ quy trình này. Ý tưởng này đã biến thành một doanh nghiệp trực tuyến hái ra tiền – chính là Bordr.
Những thách thức
Để xử lý các đơn xin NIF từ khách hàng, Bordr dùng nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau như Postmark, Paperform, Stripe và Airtable. Khi số đơn hàng tăng lên, họ cần một cách để tự động hóa công việc, vừa để theo kịp nhu cầu, vừa để làm được nhiều hơn.
Nói đơn giản, họ cần một công cụ tự động hóa công việc có thể kết nối mọi ứng dụng và dịch vụ lại với nhau và giúp họ mở rộng quy mô kinh doanh.
“Tôi có dùng Zapier một chút khi cần thiết... nhưng với mọi thứ còn lại, tôi khoái n8n hơn nhiều, vì nó mạnh mẽ hơn hẳn.” – Richard chia sẻ.
Giải pháp
Bordr đã cân nhắc hai công cụ tự động hóa: Zapier và n8n.
“Zapier thì cố gắng đơn giản hóa mã hơn n8n. Nó tốt nếu bạn chỉ cần làm một hoặc hai bước đơn giản thôi,” Richard giải thích. Nhưng công việc của Bordr phức tạp hơn nhiều, không chỉ dừng ở hai bước mà Zapier đáp ứng được.
Vậy nên, Bordr chọn n8n làm “mảnh ghép lớn nối mọi thứ lại”. Lý do? “n8n linh hoạt hơn nhiều, dễ bảo trì lâu dài. Nó giống như một giao diện người dùng cho các API vậy.” Nhờ n8n, họ kết hợp tất cả các ứng dụng đang dùng thành những quy trình tự động mạnh mẽ, với nhiều nhánh và logic điều kiện.
Một số quy trình công việc mà Bordr tự động hóa bao gồm:
- Thêm đơn hàng vào Airtable
- Gửi email giao dịch cho khách hàng
- Tạo nhiệm vụ cho công ty luật đối tác
- Tạo file PDF ủy quyền
- Ghi lại các yêu cầu đã gửi
- Gửi file PDF NIF cho khách hàng
Quy trình tạo file PDF ủy quyền có tới 18 nút, gồm 2 nút thông thường và 5 nút cốt lõi.
Quy trình gửi NIF cho khách hàng thì dùng 9 nút, gồm 1 nút thông thường và 4 nút cốt lõi.
Ngoài tự động hóa, Bordr còn cung cấp dịch vụ tự phục vụ để khách hàng tự tải file PDF lên.
“Kết hợp hai thứ này giúp tụi tôi mở rộng kinh doanh mà không phải hy sinh chất lượng dịch vụ khách hàng mà tụi tôi muốn mang lại.” – Richard nói.
Kết quả
Sau khi áp dụng n8n để tự động hóa, Bordr thấy năng suất tăng vọt, xử lý đơn NIF nhanh và ổn định hơn hẳn.
Quan trọng hơn, trải nghiệm khách hàng cũng được cải thiện. Khách hàng thích được cập nhật liên tục về tình trạng đơn hàng, nhất là với một thứ quan trọng như NIF. Nếu gửi email thủ công cho từng người thì “mệt nghỉ”, nhưng nhờ tích hợp Postmark vào quy trình, họ tự động gửi email giao dịch cho từng bước một cách dễ dàng.
Bạn muốn khám phá sức mạnh của tự động hóa low-code cho công ty mình? n8n là mã nguồn mở, miễn phí dùng thử, và có thể tự host hoặc chạy trên đám mây. Bạn có thể thử ngay cho nhu cầu tự động hóa của mình mà chẳng lo rủi ro gì!
